En el mundo empresarial, la eficiencia y el control son factores clave para optimizar recursos y reducir costes. El Pull Printing / Follow Me Printing es un enfoque que está transformando la forma en la que las organizaciones gestionan la impresión, ya que ofrece una solución que mejora tanto la seguridad como la eficiencia operativa en las estrategias de impresión.
El pull printing, también conocido como impresión «por demanda» o “impresión bajo demanda” o “impresión retenida”, es una tecnología que permite a los profesionales enviar sus trabajos de impresión a una impresora centralizada sin que estos se impriman automáticamente. En lugar de que los trabajos de impresión se ejecuten en el momento en el que se envían, el usuario debe autenticar su identidad en la impresora para liberar la impresión, generalmente mediante una tarjeta de identificación, un código PIN o una autenticación en red.
El sistema garantiza que los documentos se impriman sólo cuando el usuario esté presente en la impresora, evitando desperdicios de papel y tinta y reduciendo el riesgo de que los documentos confidenciales se dejen desatendidos o caigan en manos equivocadas, es decir, incrementando la seguridad de impresión.
5 ventajas del Pull Printing / Follow Me Printing
Entre las ventajas que aporta el enfoque de la impresión retenida destacan:
Mayor seguridad en la impresión con pull printing / follow me:
Una de las mayores preocupaciones para las empresas es la seguridad de los documentos confidenciales. El Pull Printing / Follow Me Printing resuelve este problema, ya que los trabajos de impresión no se liberan hasta que el usuario se autentica en la impresora. Esto significa que los documentos sensibles no quedan expuestos a miradas curiosas ni se pierden por error.
Reducción de desperdicios:
El Pull Printing / Follow Me Printing ayuda a minimizar el desperdicio de papel y tinta, ya que los trabajos de impresión sólo se producen cuando el usuario realmente lo necesita. Al eliminar las impresiones no reclamadas, las empresas logran reducir los costes asociados con la impresión innecesaria, lo que también contribuye a una mayor sostenibilidad.
Mejora en la gestión de la impresión:
Este sistema permite a las organizaciones llevar un registro detallado de las impresiones realizadas, incluyendo el usuario, el tipo de documento y la cantidad de páginas. La trazabilidad facilita la gestión de costes y permite a las empresas controlar el uso de los recursos de impresión, lo que puede ser especialmente útil en entornos con grandes volúmenes de trabajo.
Mayor eficiencia operativa:
Con el pull printing / Follow Me Printing, las empresas pueden centralizar las impresoras, lo que optimiza el uso de los equipos y reduce la necesidad de múltiples impresoras dispersas por todo el edificio. Esto no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también facilita la administración y el mantenimiento de los dispositivos.
Reducción de costes:
Gracias al control sobre el uso de la impresora y la reducción de desperdicios, las organizaciones pueden ahorrar en costes operativos relacionados con la impresión. Además, los trabajos de impresión son gestionados de manera más eficiente, lo que reduce la carga administrativa.
4 pasos para una estrategia Pull Printing / Follow Me Printing
Para desplegar un enfoque de impresión retenida en una organización, se necesitan varias herramientas y pasos:
Instalar software de gestión de impresión:
Existen diversas plataformas de software que facilitan la puesta en marcha de pull printing / Follow Me Printing, como por ejemplo OptimiDoc, PryntControl, PaperCut MF, Kofax ControlSuite, SafeQ, etc… Se trata de programas que permiten gestionar el acceso a las impresoras, controlar los trabajos de impresión y generar informes detallados sobre el uso de los dispositivos. Las diferentes plataformas puede ser instaladas en servidores locales (denominados OnPremise) o en servidores cloud.
Configurar las impresoras y equipos de autenticación:
Las impresoras deben estar equipadas con la tecnología adecuada para autenticar a los usuarios. Esto puede implicar la instalación de lectores de tarjetas inteligentes, escáneres de códigos QR o sistemas de autenticación en red.
Establecer políticas de impresión:
Las organizaciones deben definir las reglas sobre cómo y cuándo se pueden liberar los trabajos de impresión, así como establecer políticas para la administración de costes, la seguridad y el acceso a las impresoras.
Pull printing / follow me: formación
Es fundamental que los empleados estén familiarizados con el sistema de pull printing / Follow Me Printing. La formación sobre cómo usar las impresoras, cómo autenticarse y cómo gestionar los trabajos de impresión es clave para el éxito de la implementación.
El Pull Printing / Follow Me Printing ha demostrado su eficacia en organizaciones de diversos tamaños, distintas industrias y con diferentes necesidades.
Por ejemplo, en una empresa multinacional con varias oficinas y un alto volumen de documentos confidenciales, el Pull Printing / Follow Me Printing permite centralizar las impresoras en áreas comunes y evitar que los documentos sensibles se queden sin supervisión.
En el caso de una firma de abogados, donde la privacidad es crucial, los empleados pueden enviar documentos de manera segura a impresoras en cualquier parte de la oficina, pero sólo podrán liberarlos una vez que se autentiquen, lo que garantiza que los materiales confidenciales nunca se dejen sin recoger.
En universidades o centros de educación, donde el uso de impresoras es alto, el Pull Printing / Follow Me Printing ayuda a controlar los costes de impresión y reducir el desperdicio de papel. Por ejemplo, una universidad puede poner en marcha una estrategia de impresión retenida en sus bibliotecas y salas de estudio, donde los estudiantes pueden enviar trabajos de impresión desde sus portátiles y liberarlos en las impresoras cuando estén disponibles, reduciendo la cantidad de impresiones no reclamadas y mejorando la eficiencia.
En hospitales y clínicas, donde la confidencialidad de los documentos médicos es crítica, el Pull Printing / Follow Me Printing ofrece una capa adicional de seguridad. Los profesionales de la salud pueden enviar los resultados de pruebas o informes a las impresoras de la clínica y liberarlos sólo cuando estén presentes, evitando que los documentos médicos se dejen desatendidos y garantizando que sólo las personas autorizadas tengan acceso a ellos.
Si quieres más información sobre cómo sacar partido al Pull Printing / Follow Me Printing en tu organización, ponte en contacto con nosotros.
