En organizaciones en las que se gestionan diariamente miles de documentos, optimizar los flujos de impresión no puede ser una opción. En este artículo, veremos qué es la optimización en los flujos de impresión y los beneficios que puede aportar a una empresa sin importar su tamaño ni la industria en la que opere. Para empezar, es clave ser consciente del beneficio principal que ofrece la optimización: una mayor eficiencia en la gestión completa de los procesos dentro de la organización. Una estrategia adecuada de optimización simplifica y acelera el trabajo de los empleados, facilita la protección de los documentos y reduce los costes operativos. Esto es importante para empresas de cualquier tamaño, no solamente para las más grandes, ya que, al fin y al cabo, todas las organizaciones gestionan documentos y es necesario que sigan unos flujos de trabajo adecuados. En las empresas más grandes, el volumen de documentos puede ser abrumador, pero en las medianas y en las pequeñas, la falta de recursos obliga, con más razón si cabe, a optimizar los procesos de impresión. De hecho, de media, las empresas pierden hasta un 7,5 % de la documentación impresa. La optimización de los flujos documentales incluye procesos de escaneo, de impresión, de monitorización del estado de los dispositivos y los consumibles, control de costes y seguridad, y cumplimiento de regulación o protocolos.
Los 4 elementos básicos para optimizar los flujos de impresión
- Escaneado: las herramientas de optimización garantizan la digitalización, el proceso y el archivado de documentos de forma inteligente. Según las reglas establecidas, se pueden convertir los archivos en formato editable automáticamente y permitir la lectura mediante OCR para identificar el tipo de información que incluye el documento al completo en áreas concretas. Una vez analizado el texto, se pueden establecer también reglas de almacenamiento o de toma de decisiones automatizadas.
- Impresión: los profesionales de la organización pueden imprimir documentos en cualquier máquina disponible de forma sencilla y rápida: todos los dispositivos se encuentran conectados y cada profesional puede, según los derechos de identidad asignados, elegir la impresora que más le convenga en cada momento, sin estar restringidos a una en concreto. Además, puede elegir el formato de impresión directamente en la máquina o lanzar documentos directamente desde el móvil.
- Seguridad: el administrador puede bloquear dispositivos para personas no autorizadas u otorgar derechos solamente a profesionales identificados con tarjetas escaneables o con PIN para reducir costes innecesarios (por ejemplo, que se impriman documentos borrador en papel de alta calidad o en color) o la pérdida de información corporativa sensible. Según un informe de Quocirca, el 68 % de las empresas ha sufrido algún tipo de incidente de seguridad relacionado con las soluciones de impresión.
- Seguimiento e informes: las herramientas de optimización permiten la supervisión de los dispositivos desde una interfaz sencilla con el objetivo de conocer en tiempo real el estatus de cada máquina: uso, errores, identidades con derechos, estado de los consumibles… e incluso costes por página o por usuario.
Optimización cloud
Como en el resto de las áreas de cualquier empresa, la optimización se puede integrar en los procesos de transformación digital y trasladar a infraestructuras cloud para incrementar la eficiencia y, sobre todo, la productividad. Para ello, debemos pedir a nuestro proveedor una herramienta que permita migrar los servidores de impresión a la nube, incluyendo drivers y configuraciones. Una vez conseguido esto, será necesario establecer una organización transparente de dispositivos distribuidos por su localización y permitir que el administrador tenga la flexibilidad de instalar impresoras y derechos de impresión para usuarios o departamentos específicos, con configuraciones también determinadas para cada máquina o para cada usuario, sin necesidad de pasar por los servidores de impresión locales. Finalmente, con un agente ligero, se descargan los drivers y las configuraciones en los endpoints para que los usuarios puedan disfrutar del nuevo enfoque. Los administradores mantienen la autoridad sobre cada usuario y sobre cada máquina para garantizar el uso adecuado y reducir costes innecesarios a la vez que se mejora la productividad y la eficiencia. Una solución de gestión optimizada puede ayudar a reducir los costes totales de impresión hasta en un 30 % así que el momento para optimizar los flujos de impresión es ahora.
