¿De qué hablaremos en este artículo?
Las empresas de cualquier tamaño o industria tienen un objetivo común: ser más competitivas. Por ese motivo, la automatización de procesos se ha consolidado como uno de los pilares fundamentales en cualquier estrategia de negocio y de inversión en tecnología.
En el caso concreto de los servicios de impresión, el mayor hándicap que hay que superar es, en muchas ocasiones, entender cómo se pueden automatizar dichos procesos para mejorar en la productividad, ahorrar en costes y apoyar las políticas de sostenibilidad.
Automatización de procesos para mejorar la productividad
La automatización de los procesos de impresión optimiza las labores de gestión documental al reducir las intervenciones manuales y minimizar los errores.
Por ejemplo, establecer flujos de trabajo digitales permite que los documentos se envíen automáticamente al dispositivo de impresión adecuado, dependiendo de su urgencia, volumen, calidad necesaria o nivel de seguridad requerido. Además, las soluciones avanzadas de gestión documental permiten configurar sistemas de aprobación automática para impresiones de alto volumen, evitando cuellos de botella en el trabajo diario.
Un ejemplo claro es el uso de plataformas integradas de gestión documental, donde los profesionales de la compañía pueden escanear, archivar y compartir documentos directamente desde los dispositivos multifuncionales. Estas herramientas eliminan la necesidad de tareas redundantes como reimprimir documentos mal archivados o gestionar manualmente versiones de archivos. En este caso concreto, podríamos llegar a aumentar hasta en un 30 % la productividad de los profesionales del área administrativa de la empresa que dedican gran parte de su tiempo simplemente a imprimir facturas y a archivarlas
Automatizar procesos para ahorrar costes
La gestión automatizada de los procesos de impresión puede generar ahorros significativos en la mayoría de los departamentos de la empresa.
En primer lugar, reduce los costes asociados al desperdicio de papel, tinta y energía. Apostar por sistemas inteligentes de gestión documental facilita establecer configuraciones predeterminadas, como la impresión a doble cara y en blanco y negro para reducir el consumo innecesario, por ejemplo.
Por otro lado, los servicios gestionados de impresión proporcionan análisis detallados sobre patrones de uso, permitiendo identificar ineficiencias y optimizar la distribución de dispositivos. Además, la automatización reduce el gasto en mantenimiento al determinar y resolver problemas técnicos de manera proactiva antes de que se conviertan en averías que puedan suponer un importante gasto.
Automatización de servicios de impresión para cumplir con los criterios de sostenibilidad
La sostenibilidad es una prioridad –y una obligación legal- creciente para todas las organizaciones, y la automatización de los procesos de impresión juega un papel importante en este sentido.
Al reducir el consumo de papel y tinta, y al optimizar el uso de energía, las empresas pueden disminuir significativamente su huella de carbono. Además, los sistemas automatizados suelen incluir funciones como el seguimiento del impacto ambiental, ayudando a las organizaciones a medir y comunicar sus avances en sostenibilidad.
Por ejemplo, al poner en marcha políticas automatizadas de impresión según demanda, las empresas pueden evitar impresiones innecesarias. Esto no sólo protege recursos, sino que también refuerza una cultura de organización alineada con la responsabilidad ambiental.
Es el caso de cualquier administración pública municipal, donde se imprimen miles de documentos para que el ciudadano revise por si hay errores. Aplicando un sistema de automatización, los documentos se imprimen sólo cuando se completan y verifican digitalmente, reduciendo el uso de papel en un 50% y apoyando los objetivos de sostenibilidad del municipio.
Cómo poner en marcha una política de automatización de procesos de impresión
Como en cualquier proceso en el que se pretende ganar en competitividad, es importante abordar el proyecto con una estrategia clara que evite errores indeseados desde el principio. Por eso, hay que seguir unos pasos clave:
- Evaluación inicial mediante un análisis detallado de los procesos, identificando ineficiencias y puntos de mejora.
- Selección de tecnología para elegir soluciones que se integren con los sistemas existentes y ofrezcan escalabilidad.
- Capacitación del personal para que los profesionales de la organización comprendan cómo utilizar las nuevas herramientas y cómo funcionan los nuevos flujos de trabajo.
- Análisis y ajuste para medir el rendimiento del sistema y realizar ajustes continuos.
Lo más importante de entender es que la automatización de procesos puede ayudar a cualquier organización, sin importar el tamaño, a ser más eficiente, productiva y sostenible.