¿De qué hablaremos en este artículo?
Conseguir una reducción de costes en los equipos de impresión es una prioridad para cualquier tipo de empresa. Los costes de impresión en una organización pueden llegar a suponer el 3 % del total del negocio, por lo que una estrategia de ahorro de costes en esta área es fundamental para mejorar el rendimiento empresarial.
Sin embargo, para muchas compañías, los costes de impresión siguen sin controlarse y se difuminan entre los costes generales o los costes de tecnología.
Reducción de costes en la impresión: Análisis coste-beneficio
Analizar los costes reales de las actividades relacionadas con la impresión puede facilitar la comprensión de la relación entre coste y beneficio y ayudar a restringir también los residuos, por lo que puede resultar en una reducción de costes, pero también en una mejora de las actividades relacionadas con la sostenibilidad. Entre los costes habituales de impresión se encuentran los consumibles y el papel, pero también la electricidad o las averías. Por eso, contar con un proveedor de confianza para la gestión de los dispositivos de impresión es fundamental si queremos ser más eficientes y productivos.
Pero también existen otros costes “ocultos” de los servicios de impresión y que pasan desapercibidos en muchas empresas: la impresión de documentos pérdidos porque se han dejado almacenados y olvidados en otro equipo, la impresión de documentos con formatos erróneos, el cambio de cartuchos o tóner sin haber terminado su período de vida o el uso inadecuado por parte de algunos profesionales (por ejemplo, impresiones a color de documentos que podrían haberse imprimido en blanco y negro).
Reducción de costes en la impresión: ¿Cómo limitar los previstos y los ocultos?
Para intentar reducir estos costes, tanto los visibles como los ocultos, es necesario contar con una estrategia clara dentro de los departamentos de tecnología que incluya previsiones sobre los retornos de las inversiones realizadas o que audite los trabajos impresos con el objetivo de saber qué tipo de impresora es la más adecuada para cada equipo.
De este modo, se pueden establecer preconfiguraciones que ahorren en tinta o en papel, por ejemplo, o que evite un mal uso por parte de algunos profesionales. Y, aunque parezca sorprendente, mantener actualizado el inventario de equipos es también una tarea que muchas organizaciones olvidan.
Por eso es fundamental consolidar la flota de equipos en una solución de gestión de impresión remota que permita manejar todas las infraestructuras relacionadas con la impresión, incluyendo monitorizar impresoras en caso de averías o errores o la centralización en la adquisición de consumibles.
De esta manera, se facilita también la limitación en la impresión excesiva por parte de algunos profesionales o la creación de puntos de referencia para el control efectivo de costes.
Reducción de costes: ¿Por qué prestar atención al medio ambiente?
Igual que la transformación digital implica un cambio cultural en la forma de trabajar, adecuar una conciencia ambiental entre los trabajadores a la hora de tomar decisiones sobre el uso de los equipos de impresión puede ayudar a ajustar los costes globales de la empresa.
No solamente se trata de ahorrar en energía: también es importante saber cuándo es imprescindible imprimir o es mejor enviar el documento por correo, sin ir más lejos. O, mediante la gestión documental inteligente, imprimir solamente cuando el usuario está cerca de la impresora para que no se deje olvidado el documento y se pierda o se traspapele, lo que implicaría volver a imprimirlo en caso necesario.
Cómo puede ayudar la infraestructura cloud
Finalmente, decidir incorporar el área de impresión a la infraestructura en la nube puede facilitar la gestión documental cloud y reducir también los costes de servidor o los costes relacionados con la gestión de drivers, además de facilitar la gestión.
En cualquier caso, es fundamental contar un consultor experto en sistemas de gestión documental. Con su ayuda, podremos evaluar las necesidades reales para conseguir una reducción de costes en los servicios de impresión sin que, por ello, impactemos en la calidad o en el tipo de servicios que ofrecemos a los profesionales de la organización. En definitiva, para ser más eficientes y alcanzar una experiencia de usuario sobresaliente.
