Cada día es más común que las empresas soliciten soluciones de gestión documental. Tendemos hacia un modelo de negocio en el que el acceso a la información por parte de todos los usuarios y la agilidad son fundamentales. Optimizar los flujos de trabajo y trabajar directamente en formato digital, es una necesidad que aumenta de forma exponencial.

Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

El reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro”.

La gestión documental es una función clave que debe estar “alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos”.

Cada día más organizaciones se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

Estos son solo algunos beneficios de una herramienta de gestión documental:

• Más eficiencia.
• Mayor confidencialidad de los datos.
• Optimización y automatización del flujo entre departamentos.
• Ahorro de costes.
• Más espacio.
• Mejora la productividad reduciendo los tiempos
• Evita perdidas y duplicidades.
• Más seguridad de la información.

Cualquier empresa de cualquier sector es susceptible de necesitar una herramienta de gestión y en la mayoría de los casos es solo por desconocimiento el motivo de no contar con una.