La gestión de los equipos de impresión en entornos compartidos debe cumplir con tres premisas básicas: ser eficiente, segura y adaptable; y para ello suele ser necesario contar con herramientas específicas, como Pryntcontrol (o controlador de impresoras), que nos ayuden a conseguirlo.
En concreto, en sectores como el educativo, por ejemplo, las impresoras son utilizadas por multitud de personas con diferentes perfiles: estudiantes, docentes o personal administrativo, lo que requiere un tener controlador de impresoras y un control sobre el acceso y el uso para evitar el abuso de los recursos. Del mismo modo, por poner otro ejemplo, en los coworking, distintos usuarios utilizan las mismas impresoras, lo que demanda disponer de un sistema de autenticación y seguimiento para garantizar que los recursos sean utilizados correctamente.
Gestión de micropagos en entornos compartidos
Para los gestores de este tipo de centros, la gestión de los micropagos también representa un desafío, por lo que es necesario contar con una plataforma que permita a los usuarios pagar por sus impresiones en tiempo real. Esto puede hacerse mediante tarjetas de proximidad, aplicaciones móviles o cuentas prepagadas. La herramienta de gestión debería permitir asignar un presupuesto o saldo específico a cada usuario, garantizando que el acceso a los equipos de impresión se dé únicamente cuando tengan saldo disponible.
Además, es esencial poner en marcha un sistema de tarifas diferenciado (por ejemplo, precios más altos para impresiones a color o documentos largos), controlando que cada usuario pague en función de sus necesidades sin interferir en el acceso de otros usuarios. Esto facilita el uso compartido de las impresoras de manera justa y equitativa.
Pryntcontrol, el controlador de impresoras que ayuda a gestionar parques de impresoras compartidas
Para resolver este tipo de preocupaciones existen herramientas, como Pryntcontrol, que suponen una solución integral de gestión de parques de impresoras diseñadas para mejorar la eficiencia y reducir costes.
A continuación enumeramos las ventajas de esta herramienta distribuida por TPS:
Control sobre el uso de equipos de impresión
Esta herramienta añade funciones de autenticación, limitación de accesos y monitorización de actividades. Además, proporciona aplicaciones como PrintToMe, que permite retener trabajos de impresión hasta que el usuario esté presente, asegurando la confidencialidad y evitando impresiones duplicadas.
Gestión de accesos
Al usar Pryntcontrol, se puede gestionar quién tiene acceso a las impresoras y qué funcionalidades pueden utilizar. Este control estricto permite reducir hasta un 40 % los costes de impresión, ya que se evita el uso innecesario de recursos, como impresiones a color o duplicadas. La herramienta también optimiza los flujos documentales, permitiendo que los usuarios escaneen directamente a la nube sin necesidad de un PC, lo que mejora la productividad.
Reducción del impacto medioambiental
Además, Pryntcontrol ayuda a reducir el impacto ambiental, limitando el consumo de papel y energía. Las opciones de conectividad avanzada, como el Pryntcontrol Wifi, permiten gestionar tanto las impresoras como las conexiones a la red, asegurando que todo uso esté controlado y registrado. Esto no solo mejora la eficiencia en la gestión de los recursos, sino que también aumenta la seguridad al garantizar que los equipos no puedan ser utilizados sin autenticación.
Fácil integración
Gracias a su capacidad de integración con sistemas de autenticación como LDAP o Active Directory, Pryntcontrol centraliza el acceso y mejora el control sobre grandes flotas de impresoras, lo que se traduce en una administración más eficiente y con menor margen de error.
En resumen, las organizaciones que cuentan con equipos de impresión compartidos necesitan gestionar los costes operativos asociados a la impresión, pero también optimizar la gestión del parque de impresoras, mejorar la seguridad, reducir los desperdicios y aumentar la productividad mediante el control automatizado y centralizado del uso de los dispositivos.