Desde hace años ya, pero especialmente desde la promulgación de la Agenda 2030 por parte de la ONU en 2015, las empresas y los ciudadanos se preocupan por cumplir con ciertos criterios de sostenibilidad, entre los que se encuentra la llamada “imprenta ecológica”.
La imprenta ecológica hace referencia a una forma de entender la gestión documental que tiene como objetivo minimizar el impacto ambiental en todo el proceso de producción de documentación impresa.
Aplicar criterios de sostenibilidad para conseguir la imprenta ecológica
Para cumplir con este enfoque, cualquier organización, sin importar el tamaño, debería tener en cuenta ciertos aspectos:
- Uso de papel reciclado y sostenible. Imprimir con papel reciclado puede resultar más económico, aunque, para ello, es importante configurar la máquina de forma que se adapte a la calidad del papel y evite desgastes adicionales que puedan incurrir en gastos extra. Además, optimizar el uso del papel (por ejemplo creando reglas en los flujos de trabajo para imprimir solo lo estrictamente necesario o por los dos lados) puede reducir los gastos de papel hasta en un 30 %.
- Apuesta por tintas ecológicas con bajos contenidos en compuestos orgánicos volátiles o incluso basadas en productos orgánicos como la soja en lugar de tintas con solventes químicos.
- Procesos de producción eficientes para optimizar el uso de la energía y reducir los residuos, como papel sobrante o productos químicos –lo que puede suponer hasta un 15 % en los costes asociados al tratamiento y eliminación de residuos– o incluso con soluciones innovadoras como la inyección de tinta en frío, que reduce los costes de energía.
En este punto, otra opción interesante es apostar por la impresión digital, por ejemplo, que genera menos desechos que la offset. En cualquier caso, tal vez es el momento de renovar el parque de impresoras, ya que los equipos más modernos suelen ser más eficientes y conllevan hasta un 30 % menos de gastos energéticos.
Dentro de los procesos hay que considerar también a las personas, por lo que fomentar la concienciación entre los usuarios de los equipos es también una tarea clave para alcanzar los objetivos de sostenibilidad.
- Compensación de la huella de carbono mediante inversión en energías renovables o la reforestación. En cualquier caso, el uso de papel ecológico y energías renovables puede evitar la emisión de hasta 900 kilogramos de dióxido de carbono por tonelada de papel utilizado. Esto, además, puede ayudar a la organización a conseguir subvenciones o ayudas públicas.
El cloud, un aliado de la imprenta ecológica
Contar con sistemas de gestión documental cloud puede ser un importante aliado a la hora de cumplir con los criterios de sostenibilidad de la empresa, migrando de documentos físicos a digitales para reducir el consumo de papel y otros consumibles como la tinta, además del almacenamiento o del transporte de documentos.
Por otro lado, el cloud fomenta el acceso remoto y la colaboración, por lo que esta tecnología puede no solo reducir la necesidad de impresiones múltiples, sino también fomentar la adopción de flujos de trabajo de impresión digitales.
De la misma manera, el cloud facilita la automatización de tareas como la digitalización, el almacenamiento y la gestión de documentos, lo que reduce errores y la necesidad de reimpresiones, contribuyendo a un uso más eficiente de los recursos.
Finalmente, los sistemas en la nube ofrecen altos niveles de protección y opciones de backup, con lo que se reducen los riesgos de pérdida de documentos físicos y, por tanto, la necesidad de mantener copias impresas
7 certificados para reconocer la apuesta por la sostenibilidad
En España, cualquier empresa puede conseguir una serie de certificados que demuestren las prácticas sostenibles que lleva a cabo gracias a sus soluciones de gestión documental. Entre ellos, destacan:
- ISO 14001 (Sistema de Gestión Ambiental), con el que se verifica que la empresa tiene un sistema de gestión ambiental eficiente y sostenible gracias a la puesta en marcha de políticas que minimizan el impacto ambiental de las operaciones, incluyendo la gestión documental y prácticas de impresión.
- ISO 9001 (Sistema de Gestión de Calidad), que incluye, entre otras, prácticas sostenibles en la gestión documental, asegurando que los procesos de la empresa sean eficientes y respetuosos con el medio ambiente.
- Certificación FSC, por la que se garantiza que la empresa utiliza papel que proviene de fuentes sostenibles y gestionadas de manera responsable.
- Certificación PEFC, similar a la anterior, esta certificación garantiza que el papel proviene de bosques gestionados de manera sostenible.
- Etiqueta EU Ecolabel para productos impresos, que certifica que las prácticas de impresión cumplen con estrictos criterios ambientales, incluyendo la gestión eficiente de residuos y el uso de tintas ecológicas.
- B Corp Certification, que demuestra que la empresa cumple con altos estándares de gestión documental sostenible.
- Programa Carbono Neutral, para verificar que la organización ha compensado su huella de carbono mediante la adopción de prácticas sostenibles en toda la cadena de valor, incluyendo la gestión documental y la impresión.
En definitiva, como vemos, apostar por una imprenta ecológica no sólo sitúa a la organización a la vanguardia de la sostenibilidad y la protección con el medio ambiente, sino que puede mejorar la imagen de la compañía y conseguir más clientes que prefieren trabajar solamente con empresas comprometidas con el entorno.
Es cierto que algunas prácticas pueden representar un gasto inicial pero, a la larga, el ahorro de energía, la reducción de emisiones y la mejora en sostenibilidad pueden llegar a suponer hasta un 40 % en el ahorro de los costes relacionados, además de los intangibles en forma de reputación o de cumplimiento normativo.
