¿De qué hablaremos en este artículo?

Qué es la gestión documental

La gestión documental consiste en la optimización de la custodia, filtrado, análisis y extracción de los archivos digitalizados de una organización.

Puede parecer un enfoque solamente necesario para grandes empresas que manejan ingentes cantidades de documentos, pero la realidad es que cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño ni la industria a la que se dedique, puede obtener importantes beneficios de un sistema de gestión documental, especialmente en lo que se refiere a:

Aumentos en la productividad.
Mejora en la toma de decisiones.
Ahorro de costes.

Contar con un gestor documental supone una inversión mínima que, además, puede ayudarnos a evitar trámites mucho más costosos, sobre todo los relacionados con el cumplimiento de la legislación. Y si el sistema de gestión documental viene acompañado de soporte, por otro lado, puede hacer que nos tengamos que despreocupar de la seguridad y de las actualizaciones necesarias.

Características del software de gestión documental

Las infraestructuras cloud pueden ayudar a las empresas a sacar partido al máximo a un software de gestión documental. Pero es importante, antes de nada, ser conscientes de que un software de gestión documental no es un simple repositorio de archivos en la nube. Este enfoque nunca funcionará en una empresa que busque aprovechar las características de un buen sistema de gestión documental.

Un sistema de gestión documental adecuado debe, antes de nada, ser lo suficientemente flexible como para satisfacer todas las necesidades específicas de cada empresa. Los requisitos de una entidad financiera no son los mismos que los de una Pyme ni el volumen de una compañía de logística es el mismo que el de una consultora tecnológica, por lo que el proveedor debe ser capaz de adaptar el sistema a las particularidades de cada cliente.

Pero lo que es imperativo para todos los softwares de gestión documental es:

Que tenga acceso web desde cualquier dispositivo. Esto no significa solamente que se puedan visualizar los documentos, sino que se pueda llevar a cabo toda la operativa, desde firmas hasta analítica; desde compartir hasta revisar; desde escanear y almacenar hasta filtrar y realizar búsquedas con texto libre.
Que se puedan intercambiar documentos entre carpetas o aplicaciones sin duplicidades y que sea sencillo incorporar documentos nuevos de forma automática.
Que permita la edición de los documentos desde el propio software, sin necesidad de abrir otras aplicaciones y que se guarden no solo los cambios, sino la información sobre quién y en qué momento los ha realizado para mantener la trazabilidad de cada archivo.
Que sea posible gestionar las identidades de los profesionales que acceden a la herramienta para evitar que puedan visualizar o modificar documentos sensibles sobre los que no tienen responsabilidades.
Que facilite la colaboración entre equipos, no solo con los documentos compartidos, sino también enviando notificaciones de forma automatizada al resto de los miembros del grupo de trabajo cuando sea necesario, según las reglas establecidas.
Que integre la capacidad de conectar con herramientas de terceros, como CRM o ERP.
Y que proteja los activos documentales de la organización.

3 ventajas del gestor documental

Entre las ventajas más destacables que puede proporcionar un gestor documental, se encuentran:

Mayor eficiencia en la gestión de los documentos y en las tareas de los profesionales, ya que no es necesario filtrar o almacenar manualmente cada archivo que llega. Además, se evitan pérdidas de documentos debido a las funciones de trazabilidad y se eliminan duplicidades, lo que redunda también en menos espacio de almacenamiento y menos costes en infraestructuras.
Mayor confidencialidad de los datos, gracias a las funciones de protección y seguridad documental incluidas en el sistema.
Mayor optimización de procesos y automatización de procesos, con lo que se mejora la comunicación entre equipos, aumenta la productividad y la satisfacción de los usuarios.

Cómo funciona un sistema de gestión documental

En resumen, un sistema de gestión documental realiza cuatro funciones básicas: capturar, estructurar, compartir y custodiar documentos.

El primer paso consiste siempre en capturar los documentos. Aunque hoy en día muchos documentos son nativos electrónicamente aún existe mucha documentación en papel que debe ser digitalizada para sacar el máximo partido de ella. Un sistema de gestión de archivos escanea todos los documentos y extrae metadatos que se almacenan en una base de datos, entre los que se encuentran: quién introdujo en el sistema el archivo, en qué fecha, con qué nombre, qué palabras clave incluye y qué texto tiene. Un sistema de gestión documental eficiente permite elegir qué parámetros incluir, para evitar también datos superfluos que sólo generen ruido; y dónde almacenarlos, ya sea en servidores físicos de la organización o en la nube.

Una vez que se ha digitalizado el documento con sus metadatos, el software de gestión documental debe ser capaz de permitir a los operadores rastrear y realizar búsquedas en tiempo real gracias a las funciones de reconocimiento de texto. La velocidad en este caso es fundamental para mejorar la productividad de los profesionales y fomentar la colaboración entre equipos.

Precisamente la colaboración es una de las grandes ventajas de los sistemas de gestión documental. La configuración de reglas de flujos de trabajo para procesar automáticamente los documentos y generar acciones también automatizadas permitirá que la comunicación entre departamentos sea más fluida, evitando errores humanos. En este punto es fundamental que solo puedan acceder a la configuración de las reglas los profesionales con identidades que tengan responsabilidad directa sobre la configuración.Los documentos nunca se envían, solamente se comparten enlaces al documento, de forma que se evitan duplicidades en el almacenamiento y versiones diferentes.

Finalmente, un sistema de gestión documental custodia los documentos con todos los metadatos necesarios para poder realizar auditorías en tiempo real en caso de necesidad, ya sean internas o para cumplir con algún requisito fiscal. De esta manera, se garantiza la validez legal y se prueba que no existan correcciones fuera de plazos. También se avala la legalidad de contratos y otros documentos firmados que hasta ahora se tenían que guardar en archivos físicos.

Cómo implementar un sistema de gestión documental en 5 pasos

Muchas organizaciones despliegan sistemas de gestión documental sin saber exactamente cuáles son los beneficios que les pueden aportar y sin conocer tampoco los requisitos necesarios antes de la puesta en marcha. Esto provoca frustraciones e importantes pérdidas de recursos, por lo que antes de implementar un sistema de gestión documental es necesario seguir 5 pasos:

1. Entender los procesos de negocio. Un sistema de gestión documental eficiente debe ser suficientemente flexible como para resolver los problemas específicos de cada organización, por lo que los responsables de la empresa deben saber de antemano cuáles son esos requisitos. Invertir tiempo en comprender los procesos de negocio puede resultar en un incremento exponencial de la productividad una vez desplegado el sistema de gestión documental. Hay que preguntarse, por ejemplo:

¿Cómo se comparten los documentos entre equipos?
¿Qué tipo de documentos se utilizan? Puede ser vídeo, audio, documentos legales, manuales de trabajo, hojas de cálculo…
¿Qué procesos pueden automatizarse?
¿Qué flujos deben seguir los documentos automatizados?

2. Organización de los documentos. Una vez conocidos los tipos de documentos que se usarán y cómo se automatizarán los procesos siguiendo las reglas establecidas, es preciso saber cómo queremos que se clasifiquen los archivos y qué relaciones pueden establecerse entre los mismos. También es importante determinar qué identidades tendrán acceso a los documentos y con qué permisos. Entre las preguntas que debemos lanzar en esta fase, nos encontramos con:

¿Es mejor almacenar los documentos por tipo o por cliente?
¿Todos los miembros de un mismo equipo pueden editar los documentos?
¿Qué nivel de permisos debemos otorgar a cada equipo o profesional?

3. Definición de metadatos. La búsqueda por texto completo es básica pero el filtrado por palabras clave puede ayudar a los equipos a organizarse y colaborar de forma más eficiente. Por eso, es imprescindible definir qué propiedades tendrá cada documento y si dichas propiedades se deben generar automáticamente o si pueden establecerse manualmente.

4. Planificar la implementación del proyecto. Lo ideal cuando se implementa un sistema de gestión de archivos es hacerlo por fases para comprobar que funciona cumpliendo las expectativas e ir resolviendo conflictos que puedan surgir durante el despliegue antes de llevar a cabo la migración total.

5. Formar a los profesionales de la compañía. Utilizar un sistema de gestión de archivos puede suponer un cambio cultural en muchas personas, por lo que la formación es esencial para que todos sepan cómo aprovechar las ventajas de la nueva herramienta.

Cómo elegir un sistema de gestión documental

Como hemos visto a lo largo de todo este documento, contar con un sistema de gestión documental puede suponer un importante revulsivo para una organización, siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos, como el de flexibilidad, para adaptarlo a las necesidades concretas y coyunturales de la empresa.

MPS Monitor es el gestor documental más importante del mercado ahora mismo gracias a sus capacidades para

Monitorizar cualquier dispositivo instalado en las oficinas propias y de terceros (incluido en casa de los teletrabajadores).

Acceder en tiempo real a los datos y a los indicadores de volumen, consumo, duración o frecuencia de cambio de los consumibles…

Comprobar el estado de los consumibles.

Recibir y gestionar alertas desde cualquier dispositivo por avería, fallo o falta de consumibles.

Contabilizar las páginas impresas en cada dispositivo.

Analizar los eventos y datos relacionados con todas las máquinas.

Realizar informes complejos de productividad de cada dispositivo para mejorar su eficiencia y el uso por parte de los trabajadores.

Integrar todos los datos con cualquier software de gestión, ERP o CRM de la organización.

Caso de éxito

Un concesionario de automóviles necesitaba optimizar los procesos comerciales mediante la automatización de parte del proceso de venta y de los procesos internos de gestión. El desafío que planteaban era la gestión de la documentación comercial y la optimización del proceso de venta y pedidos de vehículos, algo que implicaba múltiples pasos de validación y la gestión de grandes volúmenes de documentos. La creación manual de expedientes, la carga y organización de documentos y el seguimiento de las aprobaciones generaba frecuentes errores y retrasos y una carga administrativa elevada. De cara a abordar estos problemas y dar una solución al cliente, TPS decidió poner en marcha un avanzado sistema de gestión documental, con una configuración totalmente a medida con las siguientes características clave:

1. Automatización de la creación de expedientes

El gestor documental permite la generación automática de expedientes para cada venta, integrándose con el sistema CRM del concesionario. Esto asegura que cada expediente contenga todos los documentos necesarios desde el inicio del proceso y que se automatice la solicitud de los documentos al comercial o al cliente final, eliminando demoras.

2. Carga automatizada de documentos

Los documentos, contratos, DNI o permisos de conducción, se cargan automáticamente al sistema mediante escaneado y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), eliminando la necesidad de ingreso manual y reduciendo errores.

3. Flujo de trabajo y validación

El sistema incluye un flujo de trabajo automatizado que garantiza que cada expediente pase por todos los pasos de validación necesarios. Cada etapa, desde la aprobación del crédito hasta la entrega del vehículo, se controla y registra en el sistema, proporcionando trazabilidad y transparencia. Gracias a la puesta en marcha de este sistema por parte de TPS, el cliente consiguió:

Mayor eficiencia: la automatización de tareas redujo el tiempo dedicado a la gestión documental en un 40 %, permitiendo que el personal se enfoque en actividades de mayor valor añadido como la atención al cliente.

Menos errores: la digitalización y automatización de documentos disminuyó los errores administrativos en un 30 %, mejorando la precisión y la consistencia de la información.

Mejora en el control y seguimiento: el flujo de trabajo automatizado mejoró el control y seguimiento de los expedientes, asegurando que cada venta cumpliera con todos los requisitos regulatorios y de calidad.

Satisfacción del cliente: los tiempos de respuesta más rápidos y la mayor precisión en la gestión de documentos contribuyeron a una experiencia de cliente más satisfactoria, incrementando la fidelidad y las recomendaciones.

La puesta en marcha del gestor documental en el concesionario demostró ser una inversión estratégica que optimizó los procesos comerciales y administrativos. La solución no sólo mejoró la eficiencia operativa, sino que también contribuyó significativamente a la satisfacción del cliente y al crecimiento sostenido del negocio. Si quieres más información sobre este caso de éxito o cómo podemos ayudar a tu organización a conseguir todos los beneficios que aporta un sistema de gestión documental, ponte en contacto con nosotros.

Gestión documental, qué es, cómo funciona y cómo implementarla