Mejorar los procesos de gestión documental pueden suponer un revulsivo en cualquier compañía que quiera (o necesite) dar un salto en la productividad o en la eficiencia de sus procesos y que se puede englobar, además, en las estrategias de transformación digital.
Uno de los grandes problemas de la gestión documental es que se considera, en demasiadas ocasiones, como un proceso estático: es decir, una vez que se ha desarrollado el proyecto y echa a andar, no se mejora.
Sin embargo, de la misma manera que la información que maneja la empresa cambia a lo largo del tiempo (ya sea por la entrada en nuevos negocios, por el cambio en la regulación o por la contratación de nuevos profesionales que traen viento fresco a la compañía y encuentran nuevas ideas), los proyectos de gestión documental deben estar vivos y en mejora continua.
5 pasos básicos para mejorar los resultados en la gestión documental
1. Auditoría y reevaluación de necesidades o intereses
Es fundamental realizar análisis detallados cada cierto tiempo para identificar las necesidades de la empresa en cuanto a la gestión de información y documentos. En este paso, se incluye revisar los procesos de almacenamiento, recuperación, seguridad y flujo de documentos.
Una vez realizado el análisis, se debe elaborar un plan de acción que responda a los retos específicos de la organización.
Si se confía en una asesoría externa, debemos exigir que el plan sea personalizado y responda a las necesidades específicas de nuestra organización.
2. Digitalización y acceso centralizado a los documentos
En esta fase, es importante reconsiderar qué documentos deben digitalizarse y cómo organizarlos. Esto no solo nos ayuda a eliminar la dependencia del papel, sino que también permite acceder a la información de manera más rápida y eficiente, lo que incide en una mejora en las búsquedas, en la gestión y en la colaboración interna.
3. ¿Es necesario cambiar de software?
En ocasiones, superadas las dos primeras fases, nos damos cuenta de que la solución con la que trabajamos no da respuesta a nuestras necesidades. Por ello, es importante contar con la asesoría de un agente externo que ayude a evaluar si debemos cambiar el software para mejorar nuestras capacidades avanzadas de búsqueda, permisos de acceso, integración con otros sistemas corporativos y automatización.
Pero en muchas ocasiones, lo que ocurre es que simplemente no éramos conscientes de que todas esas funcionalidades estaban incluidas en nuestro software y no las estábamos aprovechando.
4. Automatización de flujos de trabajo en la gestión documental
Los procesos relacionados con la aprobación, archivo o revisión de documentos se automatizan fácilmente con una solución de gestión documental. Esto optimiza el flujo de trabajo, reduce errores humanos y acelera los tiempos de respuesta, lo que redunda en una mejor experiencia para los profesionales de la empresa y para los clientes.
5. Formación y soporte
Como apuntamos al principio, una solución de gestión documental debe ser dinámica y estar en constante evolución y, para conseguirlo, es fundamental que los profesionales que la usen estén continuamente formados y sepan cómo contactar con los equipos de soporte para resolver dudas o incidencias.
Cómo conseguir un aumento de la productividad y una reducción de costes con la gestión documental
Contar con un sistema de gestión documental avanzado resulta en importantes beneficios para la empresa, especialmente en lo que se refiere a la productividad y a la reducción de costes:
- Acceso más eficiente a cualquier documento: los profesionales de la organización pueden encontrar la información que necesitan de forma rápida y sencilla mediante búsquedas automatizadas, lo que reduce drásticamente el tiempo dedicado a la búsqueda manual de información.
- Mejora de la colaboración: el acceso compartido a documentos en tiempo real y desde cualquier dispositivo facilita el trabajo en equipo, incluso entre diferentes oficinas o países y entre equipos que trabajan en remoto o desde casa.
- Flujos de trabajo más ágiles: la automatización de tareas repetitivas minimiza cuellos de botella y asegura que los documentos sigan el curso adecuado, sin demoras ni errores humanos.
- Menor gasto en almacenamiento físico: al reducir la necesidad de archivar documentos en papel, se ahorran costos asociados al espacio físico y materiales (papel, impresoras, fotocopiadoras, etc.).
- Reducción de costes operativos: automatizar tareas relacionadas con la gestión de documentos reduce los costes operativos, ya que se minimizan las horas dedicadas a labores administrativas y se disminuyen los errores que pueden derivar en gastos adicionales.
- Cumplimiento normativo: se garantiza el cumplimiento normativo, evitando sanciones y multas que puedan surgir por el manejo inadecuado de documentos y datos.
