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La gestión eficiente de los recursos tecnológicos es esencial para el éxito operativo de cualquier empresa, y un área a menudo subestimada en los procesos de transformación digital es la gestión de flotas de impresoras o Fleet Management.

Un enfoque correcto en el “Fleet Management” permite controlar, optimizar y automatizar la infraestructura de impresión de una organización, impactando directamente en la productividad, la eficiencia y el ahorro de costes. 

Pero empecemos por el principio. 

¿En qué consiste es el Fleet Management o Gestión de Flotas?

La gestión de flotas de impresoras implica la supervisión y control centralizado de todas las impresoras bajo contratoindependientemente de su ubicación física. Este sistema no solo analiza el estado y rendimiento de cada impresora, sino que también permite:

  • Gestionar los consumibles para conocer en tiempo real el estado de estos y poder anticiparnos para su reposición. Es fundamental también confiar en nuestra plataforma para poder ajustar al máximo la entrega y reducir la posibilidad de que se desperdicie consumible con una retirada antes de tiempo.
  • Supervisar los contadores para garantizar la correcta facturación a los clientes en base al uso de los equipos
  • Controlar las incidencias técnicas y anticiparnos a la llamada del cliente en los problemas que pueda tener el equipo. El servicio es parte fundamental de un contrato de MPS, y un equipo no operativo puede suponer un problema para el usuario final.

Un sistema eficiente de gestión de flotas minimiza los tiempos de inactividad debidos a incidencias o a falta de consumibles, mejora la satisfacción en el cliente, al poder despreocuparse por completo de las impresoras

MPS Monitor: la solución que ayuda a tu empresa en la automatización de procesos 

El uso de una herramienta especializada como MPS Monitor para gestionar un contrato de fleet management basado en pago por uso ofrece numerosos beneficios, tanto para las empresas que utilizan estos contratos como para los proveedores de servicios de impresión gestionada (Managed Print Services o MPS). 

Entre los principales beneficios de utilizar una herramienta de este tipo se encuentran:

Análisis y control en tiempo real

  • MPS Monitor permite analizar el uso de impresoras en tiempo real, proporcionando una visión clara de cuántas impresiones se realizan, en qué dispositivos y en qué momentos. Esto asegura que el cliente solo pague por las impresiones efectivas.
  • Ofrece una visión detallada de la utilización de cada impresora, incluyendo el nivel de tóner, el estado del equipo y cualquier problema que requiera atención inmediata.

Optimización del uso de recursos y ahorro de costes

  • Al tener visibilidad sobre el uso de cada dispositivo, se pueden identificar patrones de comportamiento y ajustar la infraestructura de impresión para mejorar la eficiencia.
  • Ayuda a detectar impresoras infrautilizadas o sobre utilizadas, permitiendo una mejor distribución del trabajo de impresión y evitando costos innecesarios.

Automatización de procesos y de la gestión de consumibles

  • MPS Monitor ofrece la capacidad de gestionar automáticamente los consumibles (como tóner y papel), solicitándolos de manera automática cuando se están agotando, lo que evita tiempos de inactividad y elimina la necesidad de realizar pedidos manualmente.
  • Elimina la necesidad de almacenamiento excesivo de consumibles, ya que el sistema solo ordena lo que se necesita, lo que reduce los costos asociados a la gestión de inventarios.

Reducción de tiempos de inactividad

  • La herramienta puede detectar problemas en las impresoras de forma anticipada (por ejemplo, niveles bajos de tóner o necesidades de mantenimiento), lo que permite solucionar problemas antes de que afecten la operación, reduciendo tiempos de inactividad.
  • El análisis proactivo asegura que los problemas se solucionen rápidamente, lo que maximiza la disponibilidad del equipo y la productividad.

Facturación precisa y transparente para el control de costes de impresión

  • MPS Monitor facilita la facturación precisa, ya que proporciona datos exactos sobre el número de impresiones realizadas por dispositivo, eliminando la posibilidad de errores o estimaciones incorrectas.
  • Los clientes pueden acceder a informes detallados que muestran exactamente lo que se ha impreso, lo que crea transparencia en la relación entre el proveedor y el cliente.

Sostenibilidad y reducción de desperdicios

  • Las empresas pueden optimizar sus impresiones con el objetivo de reducir el uso de papel y tóner, contribuyendo a la sostenibilidad. MPS Monitor ofrece métricas relacionadas con el consumo de papel y la huella de carbono, ayudando a las organizaciones a cumplir sus objetivos ambientales.
  • Con el uso de herramientas como MPS Monitor, permite la eficiencia de uso del consumible evitando su desperdicio. De igual forma, te permite reducir el stock de los consumibles en los clientes, evitando pérdidas y mal uso de estos.

Integración con otras plataformas de gestión

  • MPS Monitor puede integrarse con sistemas ERP, CRM u otras plataformas de gestión de TI, proporcionando un flujo de trabajo más eficiente y una visión más amplia de las operaciones empresariales.
  • Esto facilita la gestión centralizada de todos los procesos relacionados con la impresión dentro de la infraestructura tecnológica de la empresa.

Informes personalizados y análisis de datos

  • Ofrece informes detallados y análisis que permiten a las empresas tomar decisiones basadas en datos reales. Los informes pueden personalizarse para mostrar información relevante para cada departamento o área.
  • El análisis de datos históricos facilita la planificación futura, como prever la demanda de impresiones o ajustar las políticas internas de impresión según el uso real.

En definitiva, el uso de una herramienta como MPS Monitor supone una solución integral que no solo optimiza la gestión de las flotas de equipos de impresión, sino que también mejora la eficiencia operativa, reduce los costes y contribuye a la sostenibilidad.

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