Document Management System (DMS) es la estrategia fundamental que buscan muchas organizaciones para almacenar, compartir y gestionar documentos de forma inteligente.
En empresas en las que se manejan miles o cientos de miles de archivos, contar con un sistema de este tipo es vital para poder analizar y generar registros de cada versión, y saber así quién ha realizado un cambio, en qué momento y por qué.
5 beneficios de un DMS o Document Management System para tu empresa
Un sistema de gestión documental inteligente ofrece importantes beneficios a una organización:
- La inclusión de metadatos, ya sea de forma manual o automatizada, facilita las búsquedas y la indexación, también manuales o automatizadas, para extraer información valiosa en cada proceso de toma de decisiones mediante la digitalización de documentos. Gracias a los metadatos, se pueden analizar miles de datos en segundos.
- El uso de las API adecuadas permite la integración de los documentos en otras aplicaciones, como CRM, ERP, sistemas de gestión de facturas o pedidos…
- Los DMS hacen posible la creación de reglas y alertas para validar documentos digitalizados o para avisar de errores como la falta de alguna firma o de algún dato importante antes de su almacenamiento para posterior análisis.
- La recuperación de archivos correctamente indexados aumenta la eficiencia en los trabajos de análisis, reduciendo los tiempos que necesitan los usuarios en las tareas más rutinarias.
- Los flujos de trabajo automatizados ayudan a incrementar la productividad: por ejemplo, un operador puede digitalizar todas las cartas que llegan a la empresa y el DMS puede entender cuáles son albaranes, facturas, pedidos o publicidad para distribuirlas en sus carpeta apropiadas y enviar alertas a los usuarios responsables de cada área; o, si las alertas se configuran de este modo, lanzar directamente los pedidos o los pagos correspondientes.
Aprovechar la nube como sistema de gestión documental
La nube puede ser una gran ayuda a la hora de sacar todo el provecho a un sistema de gestión documental. Pero hay que saber distinguir una plataforma de gestión documental cloud de una simple herramienta de almacenamiento cloud, sobre todo porque estos últimos no ofrecen prácticamente ninguna de las ventajas de los sistemas de gestión documental que hemos visto.
Un sistema de gestión documental cloud facilita la gestión completa desde cualquier tipo de dispositivo de forma segura y cumpliendo con la regulación precisa y con todos los estándares y protocolos de custodia y de auditabilidad.
Contar con un sistema de gestión documental cloud es clave también para poder adaptar la infraestructura a las necesidades presentes y futuras de almacenamiento y gestión. Es probable que existan picos y valles dentro de la organización, por lo que el nuestro proveedor debe ofrecer un sistema escalable que se acomode de forma rápida y flexible a los requerimientos coyunturales.
Qué debemos pedir a nuestro DMS
Las posibilidades que ofrece un Document Management System son muchas, pero, ante todo, debemos elegir uno que sea lo suficientemente flexible como para que pueda dar respuestas a las necesidades específicas que tiene nuestra organización.
El hecho de contar con una interfaz intuitiva facilitará el uso correcto por parte de todos los usuarios involucrados. No debemos olvidar que una herramienta complicada solo reducirá la productividad y aumentará la frustración del usuario final.
Por eso, también es importante que la estructura que proponga el DMS sea sencilla y fácil de comprender, que la indexación manual sea adaptable a los procesos propios y que se pueda acceder sin fisuras desde cualquiera de los dispositivos que se utilicen en la organización.
Y, sobre todo, debemos contar con el soporte técnico y humano necesario para poder solucionar de forma rápida cualquier problema o incidencia que pueda surgir y sacar todo el rendimiento posible a nuestro Document Management System.
