3 maneras en que el archivo digital reduce los riesgos de gestión de registros.
Seguridad en la nube
Hoy en día, las empresas adoptan medidas para evitar que la información privada pueda ser vista por cualquier persona que pase, ya sea lanzando campañas sobre seguridad o convirtiendo sus archivos en papel en archivos electrónicos en los servidores de la empresa. Pero ninguna de estas soluciones es efectiva.
Si los datos se acumulan en archivos digitales en la nube, reduce considerablemente el posible riesgo de violación de datos. Las limitaciones de acceso aseguran solo a las personas autorizadas que puedan ver, editar o copiar archivos almacenados en la nube, y los administradores pueden ceder o rechazar la autorización al instante con controles de permisos.
Controles de seguimiento.
Los servicios de contenido pueden aportar una solución sencilla y fácil de usar para este problema. Los archivos en papel se pueden escanear y convertir en copias digitales automáticamente, con tecnología lo suficientemente potente como para identificar automáticamente los tipos de archivos. Por lo tanto, las facturas se identifican como tales y se etiquetan para una recuperación más rápida en el futuro. Los archivos digitales están organizados de manera inteligente por fecha, nombre del cliente u otra información relevante.
Si un cliente quiere saber qué información tienes sobre él, puedes buscar en tu archivo digital usando algunas palabras clave y resolver su consulta al instante. Esto asegura el cumplimiento de las regulaciones de privacidad para evitar multas y ayuda a generar confianza con los clientes, quienes estarán encantados de saber que está cuidando sus datos de manera efectiva.
Ningún error humano
El olvido, la lectura incorrecta de los datos, la escritura incorrecta de las direcciones de correo electrónico son algunos de los errores más frecuentes que cometemos. Afortunadamente, las empresas pueden eliminar estos errores con un sistema de archivo digital que automatiza muchas tareas menores y procesos repetitivos.
El archivo digital permite que cualquier información que se reciba en papel se escanee automáticamente en el sistema, eliminando la posibilidad de errores humanos al comienzo del ciclo de vida de los datos.
Si algún archivo requiere atención, por ejemplo, una licencia que debe renovarse, se envía un recordatorio a la persona adecuada con anticipación. De esa forma, no tendrá nada que temer de las auditorías, porque todos los datos de la empresa estarán en orden.
